Die EOS Studie „European Payment Practices 2025“ zeigt:
- Erst jedes 8. Unternehmen hat Forderungsmanagement vollkommen digitalisiert
- Spanien, Rumänien und Slowenien sind Vorreiter, Deutschland ist Schlusslicht
- Langsame, nicht-digitalisierte Prozesse sind nach Einschätzung der Unternehmen ein Grund für die schlechte Zahlungsmoral bei Geschäftskunden
- Intelligente Datennutzung und KI eröffnen neue Chancen
Mit einem digitalisierten Mahnwesen können Unternehmen schneller und effektiver auf Zahlungsverzug reagieren. Trotzdem macht nach wie vor nur ein Bruchteil der Firmen in Europa davon Gebrauch. Lediglich jedes 8. europäische Unternehmen (12 Prozent) hat sein Mahnwesen vollständig digitalisiert. Immerhin können knapp drei Viertel bei Zahlungsverzug auf einen teilweise oder sogar weitgehend digitalisierten Mahnprozess (73 Prozent) zurückgreifen. Vor drei Jahren waren es 65 Prozent*. Dies zeigt die aktuelle EOS Studie „European Payment Practices 2025“, an der 2.200 Finanzentscheider*innen aus Unternehmen in 11 Ländern teilgenommen haben.
Die Spannbreite zwischen Vorreitern und Nachzüglern bei der Digitalisierung des Mahnwesens in Europa ist gross. Den höchsten Digitalisierungsgrad haben Spanien (65 Prozent), Rumänien (64 Prozent) und Slowenien (64 Prozent). Deutsche Unternehmen bilden im europäischen Vergleich das Schlusslicht: Hier haben lediglich 49 Prozent das Mahnwesen weitestgehend und vollkommen digitalisiert.

Ein vollständig digitalisierter Mahnprozess reduziert den manuellen Arbeitsaufwand und beschleunigt Zahlungen.
8 Prozent der europäischen Unternehmen mahnen immer noch weitgehend manuell, 6 Prozent verfügen nicht einmal über einen standardisierten Prozess, um offenen Forderungen nachzugehen.
Digitale Mahnprozesse helfen gegen schlechte Zahlungsmoral.
Aktuell wird ein Viertel der Rechnungen von europäischen Unternehmen verspätet oder gar nicht gezahlt. Knapp die Hälfte (48 Prozent) der Finanzentscheider*innen in Unternehmen geht davon aus, dass einer der Hauptgründe für die schlechte Zahlungsmoral bei Geschäftskunden langsame und nicht-digitale Prozesse sind. 46 Prozent sehen einen der Gründe für den Zahlungsverzug in einem Fehlverhalten des Personals, 44 Prozent geben formale Fehler bei der Rechnungsbearbeitung an. Bei Privatkunden wird Vergesslichkeit als einer der Hauptgründe für verspätete Zahlungen vermutet. Digitale Prozesse könnten hier Abhilfe schaffen: Sie erleichtern Kund*innen den Zahlungsvorgang und sorgen für Transparenz bei den Zahlungsfristen. „Insgesamt schafft die Digitalisierung ein reibungsloseres Zahlungssystem und reduziert Streitigkeiten und Missverständnisse erheblich. Auf der Unternehmensseite reduziert ein vollständig digitalisierter Mahnprozess den manuellen Arbeitsaufwand, senkt die Betriebskosten, beschleunigt Zahlungen und ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren“, stellt Paul Baltag fest, Digital Transformation Manager bei EOS in Rumänien.
Digitalisierte Prozesse steigern die Rentabilität.
Zudem hilft Digitalisierung bei der Ansprache säumiger Zahler*innen: So wird automatisch die Kommunikationsmassnahme gewählt, die den grössten Erfolg verspricht. „Spannend wird es, wenn es nicht nur eine blosse Erinnerung ist, sondern direkt auch eine schlanke Möglichkeit zur Zahlung angeboten wird – beispielsweise über einen Paylink oder Open- Banking-Funktionen. So ist es nicht nur eine Zahlungserinnerung, sondern eine reibungslose Lösung für Kund*innen“, ergänzt Dr. Marcel Mayr, Head of Corporate Development bei OTTO Payments, dem Zahlungspartner von OTTO. Der Onlinehändler OTTO gehört, wie auch EOS, zur Otto Group.
Künstliche Intelligenz verändert das Forderungsmanagement.
Die Digitalisierung ist die Basis, um Daten im grossen Massstab nutzbar zu machen: „Bei OTTO erhalten wir bis zu 35 Bestellungen pro Sekunde, ohne smart automatisierte Prozesse für Zahlungserinnerungen und Mahnungen könnten wir dieses Volumen gar nicht managen“, erklärt Dr. Marcel Mayr. Zudem gewinnt der Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Mahnwesen immer mehr an Bedeutung. „Die Einsatzmöglichkeiten von KI bringen die ‚Intelligenz‘ in bestehende Automatisierungen, die bisher häufig nach einfachen Regelwerken liefen. Die Potenziale, die hier in den nächsten Jahren im Forderungsmanagement gehoben werden können, sind enorm. In diesem Sinne erhöht der KI-Wettlauf deutlich den Druck auf diejenigen Firmen, die noch in den Anfängen der Digitalisierung stecken.“

Die Einsatzmöglichkeiten von KI bringen die ‚Intelligenz‘ in bestehende Automatisierungen. Die Potenziale, die hier in den nächsten Jahren gehoben werden, sind enorm.
Zur EOS Studie „European Payment Practices 2025“
Die Befragung wurde mit Unterstützung des unabhängigen Marktforschungsinstituts Kantar im Zeitraum zwischen dem 27. März und dem 14. Mai 2025 per Online- und Telefoninterview durchgeführt. Befragt wurden insgesamt 2.200 Finanzentscheider aus Unternehmen in 11 europäischen Ländern (jeweils 200 pro Land).
*Bitte beachten: Die Anzahl der untersuchten Länder wurde im Vergleich zur EPP 2022 reduziert (2025 ohne SK, GR, DK, BE und UK). Darüber hinaus wurde die Datenerhebungsmethode von ausschliesslichen Telefoninterviews auf eine Kombination aus Telefon- (75 %) und Online-Interviews (25 %) geändert.
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Sabrina Ebeling
Corporate Communications & Marketing
Tel.: +49 40 2850-1480
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