Inkasso beauftragen – wann lohnt sich das?

Wenn es darum geht, ein Inkassounternehmen zu beauftragen, tun sich bei Unternehmen häufig dieselben Fragen auf: Lohnt sich Inkasso überhaupt für mein Unternehmen? Und wenn ja, wann und in welcher Form? Wir haben einen Experten gefragt und die Antworten für Sie zusammengefasst.

Inkasso
  • Hat ein Unternehmen offene Forderungen, ist die Beauftragung eines Inkassodienstleisters eine effektive Lösung – unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche. 
  • Kennzahlen wie die Ausfallquote geben Auskunft über die Zahlungsmoral der Endkunden – und darüber, wann es Zeit wird, zu handeln.
  • Effizientes Forderungsmanagement erfordert umfangreiches Know-how in Form von gut geschulten Mitarbeiter*innen und moderner Technologie. 
  • Die Auslagerung an einen Profi ist ein guter Schritt, wenn Unternehmen diese Investition nicht tätigen und sich stattdessen weiter auf ihre Kernkompetenz fokussieren möchten.
  • Es gibt mehrere Möglichkeiten: Entweder einen Inkassodienstleister als Treuhänder zu beauftragen oder durch den Forderungsverkauf für schnellen Liquiditätszufluss sorgen.

Um das Inkasso-Geschäft ranken sich viele Mythen und Irrtümer. Meist reicht schon eine kurze Recherche, um diese aus der Welt zu schaffen. Was müssen Sie beachten, wenn Sie offene Forderungen haben und einen Inkassodienstleister beauftragen wollen? Wir haben Ihnen die vier meistgestellten Fragen beantwortet.

Für wen lohnt es sich einen Inkassodienstleister zu beauftragen?

Die Beauftragung eines Inkassodienstleisters lohnt sich prinzipiell für jedes Unternehmen, das offene Forderungen hat. Das gilt für Großkonzerne genauso wie für alle anderen Unternehmen. Ausstehende Zahlungen säumiger Kund*innen blockieren neben der Liquidität eines Unternehmens häufig auch Kapazitäten von Mitarbeiter*innen, die anderswo gebraucht werden. „Das klassische Forderungsmanagement gehört eben nicht zu den Kernkompetenzen der meisten Unternehmen. Gerade bei kleineren Unternehmen werden offene Forderungen häufig sehr rudimentär bearbeitet“, sagt Andreas Behmenburg, Regional Sales Manager bei EOS Deutschland. Unternehmen müssen abwägen: Lohnt es sich, selbst Know-how aufzubauen oder ist es rentabler, den Inkasso-Prozess in die Hände eines externen Dienstleisters zu legen, der dieses schon mitbringt. Es macht zudem durchaus Sinn, auch kleinere Forderungen an einen Inkassodienstleister zu übergeben. Häufig ist nach wie vor zu beobachten, dass viele Unternehmen eine viel zu hohe Ausbuchungsgrenze haben.

Inkasso beauftragen: Andreas Behmenburg, Regionalleiter Außendienst bei EOS in Deutschland
Das klassische Forderungsmanagement gehört eben nicht zu den Kernkompetenzen der meisten Unternehmen. Gerade bei kleineren Unternehmen werden offene Forderungen häufig sehr rudimentär bearbeitet. Andreas Behmenburg, Regional Sales Manager bei EOS Deutschland

Die Branche spielt bei der Entscheidung, ob sich die Beauftragung eines Inkassodienstleisters lohnt, eine eher untergeordnete Rolle. Wichtiger ist die Informationsbasis, auf der die Forderungen eingetrieben werden – sprich welche Informationen Sie im Vorfeld über Ihre säumigen Kund*innen eingeholt haben. „Hier hat eine Versicherung häufig bessere Karten als ein kleiner Online-Händler, der auf Rechnung verkauft“, sagt Andreas Behmenburg, „Aber generell kann man sagen: Da, wo Forderungen ausgemahnt sind, sind sie grundsätzlich durch einen Inkassodienstleister beizutreiben.“

Wann ist die richtige Zeit, meine offenen Forderungen an ein Inkassounternehmen abzugeben?

Forderungen dürfen an einen Rechtsanwalt oder ein Inkassounternehmen übergeben werden, sobald sie in Verzug – also fällig – sind. Einer Mahnung bedarf es dafür rein rechtlich nicht, wenn auch viele Unternehmen ihren Kund*innen noch eine letzte Chance zur Begleichung ihrer Schulden einräumen, bevor sie ihren Fall an Dienstleister wie EOS weitergeben. „Früher war es üblich, säumigen Kund*innen drei Mahnungen zu schicken, bevor eine Übermittlung der Forderung an einen Dienstleister erfolgte. Dieser Mahn-Zyklus hat sich bei vielen Unternehmen deutlich verkürzt – mit jedem Tag, der verstreicht, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass ich mein Geld zurückkriege.“

Als Alarm-Kennzahlen für zunehmende Zahlungsausfälle dienen die Außenstandstage – oder auf Englisch: Days Sales Outstanding (DSO) – und die Ausfallquote. Ab welchen Werten reagiert werden sollte, muss jedes Unternehmen für sich selbst bestimmen. Je nach Branche gibt es hier Branchenkennziffern, an denen man sich orientieren kann: „Eine Ausfallquote bis zu zwei Prozent gilt bei Banken beispielsweise als gesund. Liegt sie darüber, sollte ein Blick auf die Prozesse geworfen werden. Die Ursache kann – um beim Beispiel Banken zu bleiben – z. B. an der Kalibrierung der Risikosysteme zur Prüfung der Kreditwürdigkeit liegen. Oft liegt die Ursache aber auch einfach an optimierbaren internen Prozessen im Forderungsmanagement, das die hohe Ausfallquote begünstigt.“

Inkasso beauftragen: Geschäftsmann und -frau werfen einen Blick auf die Zahlen.
Ein Blick auf bestimmte Kennzahlen verrät schnell, ob Ihr Unternehmen ein Problem mit ausstehenden Zahlungen hat.

Warum lohnt sich ein professioneller Inkassopartner für mein Unternehmen?

Ein effizientes Forderungsmanagement ist für viele Unternehmen ein großes Investment. Auf der einen Seite braucht es gut geschultes Personal, das in puncto gesetzlicher Regularien und branchenspezifischer Besonderheiten ständig fortgebildet werden muss. Hinzu kommt die richtige Technologie, die den Prozess, z. B. mittels Datenanalysen, unterstützt.

„Wer sich heute einer guten Technik bedient, die eine hohe Automatisierung bei gleichzeitiger individueller Ansprache des säumigen Kunden ermöglicht, wird ein gutes Ergebnis erzielen“, sagt Andreas Behmenburg. Die menschliche Komponente darf dabei natürlich nicht außer Acht gelassen werden. Das Know-how der Mitarbeitenden ist in einem dynamischen Tätigkeitsbereich wie Inkasso immer noch mit die Basis für den Erfolg. Das gilt für nationale Fälle und umso mehr für grenzüberschreitendes Inkasso: „Inkasso funktioniert hier in Deutschland anders als beispielsweise in Spanien. Während es in Spanien wiederum anders läuft als in Tschechien oder Russland“, sagt der Regional Sales Manager. Hier lohnt es sich, einen international agierenden Inkasso-Experten wie EOS an der Seite zu haben, der die nationalen Besonderheiten und Rechtslage des Ziellandes kennt und vor Ort die Beitreibung durchführt.

Gerade in Zeiten des wirtschaftlichen Abschwungs gilt es für Unternehmen, sich im Forderungsmanagement professionell aufzustellen. Die Finanzkrise 2008 habe gezeigt, dass der Schnellste unter den Gläubiger*innen eine bessere Chance hat, das Geld zurückzubekommen, so Andreas Behmenburg: „Sammeln sich die Mahnungen beim säumigen Kunden, wird er am ehesten den Gläubiger bezahlen, der am präsentesten ist. So ist das eben.“ Inkassodienstleister wissen, wann und wie sie auf säumige Zahler*innen zugehen müssen. Ihre Mitarbeiter*innen sind darauf geschult, auch in Krisenzeiten eine schnelle und faire Lösung für alle Beteiligten zu finden. Die Auswirkungen von Covid-19 werden vermutlich noch einen deutlich höheren negativen Effekt auf die Wirtschaft ausüben als die letzte Finanzkrise, also gilt es jetzt schnell zu handeln und sich entsprechend aufzustellen.

Inkasso beauftragen: Mann im Anzug zeigt mit dem Finger auf ein Dokument.
Gerade in Zeiten wirtschaftlicher Rezession kann ein starker Inkassopartner wichtige Liquidität schaffen.

Welche Formen von Inkasso gibt es?

Prinzipiell gibt es zwei Arten, seine Forderungen an ein Inkassounternehmen zu übertragen:

  • Im Treuhandinkasso bleiben Gläubiger*innen im Besitz ihrer Forderungen. Inkassodienstleister wie EOS treten als Treuhänder an die säumigen Zahler*innen heran, um für ihre Mandant*innen offene Forderungen zu realisieren. Das Ausfallrisiko liegt weiterhin bei Mandant*innen.
  • Beim Forderungsverkauf hingegen wechseln die Forderungen gegen Auszahlung eines vereinbarten Kaufpreises den Besitz. Die Verkäufer*in überträgt damit das Ausfallrisiko auf die Käufer*in.

„Der große Vorteil beim Forderungsverkauf ist, dass ich sofort Liquidität erziele. Nicht nur Banken, sondern auch Unternehmen aus den Bereichen Telekommunikation und Mobilität nutzen das Instrument, u. a. aus bilanziellen Gesichtspunkten“, sagt Behmenburg. Auch ist der Aufwand beim Verkauf geringer. Beim Treuhand-Modell behalten Gläubiger*innen hingegen die volle Kontrolle und Übersicht über die Forderungen ihrer Kund*innen. „Ein Richtig oder Falsch gibt es bei der Wahl des Inkasso-Modells nicht“, so Behmenburg, „Unsere Sales-Mitarbeiter sind darauf spezialisiert, für jedes Unternehmen die individuell beste Lösung zu finden.“

Warum Sie EOS zu Ihrem Inkassopartner machen sollten?

Die EOS Gruppe kümmert sich bereits seit über 40 Jahren um die offenen Forderungen ihrer Kunden. Gestartet als Inkasso-Tochter des Otto-Konzerns, ist EOS heute weltweit aktiv. Mit eigenen Callcentern und einem flächendeckenden Außendienst bearbeiten wir mit höchster Expertise offene Forderungen. 

Ihr Unternehmen agiert international? Das tun wir auch. 26 Landesdirektionen und ein Partner-Netzwerk in über 180 Ländern sorgen dafür, dass Grenzen keine Rolle spielen. Sie haben offene Forderungen im Ausland? Kein Problem, wir kümmern uns gerne darum. 

Möglich machen das über 7.500 Inkasso-Expert*innen, die sich tagtäglich bemühen, die beste Lösung für den Mandanten UND die säumige Zahler*in zu finden. Unterstützt werden sie von eigens entwickelter Inkasso-Technologie, die auf Basis von Big Data die Chancen auf Rückführung maximiert.

Haben Sie sonst noch Fragen? Machen Sie gerne einen Termin mit unseren Sales-Mitarbeiter*innen aus!

Weitere Fragen? Melden Sie sich gerne bei uns!

Photo credits: Westend61 / Getty Images, Jakob Helbig / Getty Images, Yagi Studio / Getty Images, EOS

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