Facturation : les 8 erreurs les plus courantes, et comment les éviter.

Vous établissez une facture, vous recevez votre argent : c’est le scénario idéal, en particulier pour les travailleurs indépendants et les petites entreprises. Mais souvent, le paiement se fait attendre. Voire : le client renvoie la facture, car elle n’est pas correcte. Pour éviter ce cas de figure, voici quelques conseils à suivre au moment de la facturation.

Finance

1. Erreur dans la désignation de l’entreprise.

Conformément à la loi, le destinataire de la facture doit être clairement nommé. Si cela semble évident, on oublie souvent que la désignation complète de l’entreprise ne comprend pas seulement sa raison sociale et son adresse, mais aussi sa forme juridique. Ainsi, si votre facture est adressée à « Müller Maschinenbau » au lieu de « Müller Maschinenbau GmbH », elle vous sera renvoyée sans délai. Et, bien entendu, la raison sociale doit être indiquée correctement.

2. Description imprécise des prestations réalisées.

Si les entreprises oublient rarement, sur leurs factures, de mentionner la prestation réalisée, les informations qui la qualifient sont souvent trop vagues. La mention « livraison de marchandises », par exemple, ne constitue pas une description suffisamment précise. La mention « conseils et vérifications techniques » n’est pas non plus considérée comme suffisante par le tribunal fédéral allemand des finances. En revanche, des termes génériques tels que « livraison de fleurs » sont acceptés. Dans le doute, mieux vaut être trop précis que pas assez.

3. Rupture dans la numérotation des factures.

Le libellé est correct et les prestations réalisées correctement décrites ? Cela ne suffit pas à l’administration fiscale. Afin d’éviter les doublons, ils exigent que la numérotation des factures soit basée sur une séquence chronologique continue. Cependant, vous êtes autorisé à utiliser le même numéro si vous établissez des séries de factures distinctes, par exemple par type de produit ou par région. Une facture nommée « 1_2019_Livraison de bois » ou « 1_2019_Nord-Ouest » est ainsi correcte. Seule exception (en Allemagne) : cette numérotation consécutive n’est pas obligatoire sur les factures d’un montant inférieur ou égal à 250 euros.

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4. Erreur sur la TVA.

Les erreurs sur la TVA sont de deux types. Soit les entreprises oublient tout simplement de l’indiquer, soit elles indiquent le mauvais taux. Ainsi, en Allemagne, certaines catégories de marchandises, notamment les produits alimentaires, ainsi que quelques services comme la rédaction de textes journalistiques, sont soumis à un taux réduit de 7 % au lieu des 19 % ordinaires. Si vous indiquez par erreur un taux de TVA trop élevé, c’est le montant que vous aurez reçu qui sera dû à l’administration fiscale.
Du reste, si vous établissez une facture pour une entreprise d’un autre pays de l’UE, c’est le bénéficiaire du service qui doit s’acquitter de l’impôt – à condition que cette information figure sur la facture. Seule exception : les petites entreprises affichant un chiffre d’affaires annuel inférieur à 17 500 euros par an, lesquelles ne sont pas redevables de la TVA (conformément au § 19 de la loi relative à la taxe sur le chiffre d’affaires en Allemagne – UstG). Cependant, ces structures doivent faire figurer sur leurs factures la mention de leur exonération de TVA.

5. Avoirs et remises mal indiqués.

Avez-vous accordé un avoir ou une remise à un client ? Si vous créditez un montant sur le compte de votre partenaire commercial, vous devez émettre une facture distincte. Si vous accordez une remise ou une ristourne, elle doit être clairement indiquée sur la facture.

6. Problème de format sur les factures numériques.

Travailleurs indépendants, petites et moyennes entreprises, ou même grand groupe : plus personne n’est tenu d’établir une facture papier. En Allemagne, c’est l’objet des principes GoBD (principes de bonne tenue et de conservation des livres, registres et documents sous forme électronique, et d’accès aux données). Ce texte établit quatre critères applicables aux factures électroniques : l’inaltérabilité, l’exhaustivité, la lisibilité et la disponibilité. C’est souvent le premier qui pose problème : en effet, les factures au format Word ou Excel ne sont pas valides. Les PDF sont généralement acceptés. Pour davantage de sécurité, il est recommandé d’utiliser le format PDF/A.

7. Absence de procédure distincte pour les factures rectificatives.

Le processus de correction des factures en lui-même est source d’erreurs. Lorsqu’une facture erronée n’a pas encore été enregistrée dans la comptabilité, il suffit d’en renvoyer une. Dans le cas contraire, elle doit être annulée par écrit ; le document doit contenir toutes les informations figurant sur la facture d’origine. Ensuite, vous devez émettre la facture correcte, avec un nouveau numéro.

8. Mauvais calcul du délai de conservation.

Mauvais calcul du délai de conservation.
Le dernier piège se trouve en toute fin (littéralement) du processus : le délai de conservation. Si votre entreprise est contrôlée par l’administration fiscale, vous devez être en mesure de présenter toutes les factures émises au cours des 10 dernières années, faute de quoi l’administration fiscale calculera le montant des taxes dues. Beaucoup ignorent que cette période court à compter de la clôture de l’exercice. Ainsi, une facture en date du 1er janvier 2012 doit être conservée non pas jusqu’au 1er janvier 2022, mais jusqu’au 31 décembre 2022.

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Tenez compte du contexte global de la facturation

Même lorsque votre facture remplit toutes ces conditions, il arrive que vous ne soyez pas payé. En effet, en dehors des problèmes de conformité aux critères légaux, les retards et les défauts de paiements peuvent s’expliquer de bien des manières. Par exemple, des ambiguïtés ou des inexactitudes sur les factures : au moment d’ordonner le virement, le client peut ainsi indiquer un mauvais numéro de facture, car il n’est pas clairement lisible sur le document. Il peut également arriver que la facture soit tout au fond d’un colis, et qu’on la jette par erreur avec l’emballage. Pour les professionnels, il en résulte un surcroît de travail qui aurait pu aisément être évité, afin de ne pas devoir attendre plus longtemps que prévu une rentrée de fonds – et finir par avoir eux-mêmes des difficultés de paiements

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