Das Inkassossystem Kollecto+. So geht Inkasso reibungsloser und effizienter.

Kollecto+ ist die zentrale Inkassosoftware der EOS Gruppe. Nach Jahren der Entwicklung schliesst EOS in Kroatien als erstes von vielen Ländern den Roll-out ab. Ein Erfahrungsbericht.

  • Die Arbeitsprozesse in den EOS Landesgesellschaften sind grösstenteils gleich.
  • Ein zentrales Inkassosystem soll diese Synergien nutzen und Kosten sparen, zum Beispiel in der Entwicklung.
  • Bosnien, Serbien, Slowenien und Rumänien folgen als nächstes. Weitere acht Länder sollen in den nächsten fünf Jahren an das System angeschlossen werden.

Das Inkassosystem ist praktisch das Herzstück eines Inkassodienstleisters. Hier werden alle Daten über Fälle sowie säumige Zahler*innen gesammelt, abgerufen und weiterverarbeitet. Bis dato entwickeln viele der Landesgesellschaften bei EOS ihre eigene Software. Mit Kollecto+ sollen künftig über die Landesgrenzen hinweg Prozesse vereinheitlicht und Synergien besser genutzt werden – für einen reibungsloseren und effizienteren Inkassoprozess. „80 bis 90 Prozent der Arbeitsprozesse im Inkasso sind sich länderübergreifend sehr ähnlich. Die restlichen 10 bis 20 Prozent lassen sich im System leicht konfigurieren und an die jeweiligen Bedürfnisse des Landes anpassen“, sagt Igor Stojancevic. Er hat die Migration des Systems im Pilotland Kroatien als Projektmanager begleitet. Das Projekt Kollecto+ begann jedoch viel früher.

Four young project managers smile for the camera
Smiling faces among the Kollecto+ Team (from left to right): Dr. Alexander Borchers, Igor Stojancevic, Denis Jakob and Ivan Detelic.

Drei Schritte nach vorn, einen zurück.

Als das Entwickler*innenteam aus Rumänien vor knapp fünf Jahren seine Arbeit aufnahm, gab es noch keine genaue Vorstellung davon, wie das Ergebnis aussehen würde. Die einzige Vorgabe bestand darin, ein IT-System zu schaffen, mit dem alle EOS Landesgesellschaften gleichermassen arbeiten können. Hierfür arbeiten die Entwickler*innen eng mit den Projektteams der EOS Landesgesellschaften zusammen. So wie mit Igor und den Mitgliedern seines Teams in Kroatien. „Die Entwicklung war ein sehr agiler, schrittweiser Prozess“, erinnert sich Igor. „Wir bauten Modul für Modul – immer drei Schritte nach vorn und wieder einen zurück.“ Dass das Entwickler*innenteam aus Rumänien kommt, ist kein Zufall. Hier ist bereits der Vorgänger Kollecto programmiert worden. Bei Kollecto+ handelt es sich jedoch weniger um ein Update als vielmehr um eine Generalüberholung. Welche Priorität das Projekt geniesst, zeigt ein Blick in die Teamstruktur. Schirmherr ist nämlich niemand anderes als Marwin Ramcke, seines Zeichens Geschäftsführer der EOS Gruppe und verantwortlich für die Region Osteuropa.

Igor Stojancevic, Project Manager at EOS in Croatia
Wir bauten Modul für Modul – immer drei Schritte nach vorn und wieder einen zurück. Igor Stojancevic, Projektmanager bei EOS in Kroatien

Der eigentliche Roll-out in Kroatien begann im Juli 2017 und erfolgte in vier Durchläufen: Zuerst wurden im Januar 2018 die besicherten Inkassofälle vom alten in das neue System migriert. Darauf folgten im Juli desselben Jahres die unbesicherten Fälle sowie im Mai 2019 das neue Finanzmodul. Zu guter Letzt kamen Ende 2019 die unbesicherten Schulden und die Rechtsabteilung an die Reihe. Am Ende wurden fast 490.000 Fälle in das neue System überführt. Die Daten stammen nicht nur aus der alten Inkassosoftware, sondern auch aus dem Legal-System, verschiedenen Excel-Dateien und vielen weiteren Quellen. Allein die Migration der unbesicherten Fälle aus Forderungskäufen nahm vier ganze Tage und Nächte in Anspruch. Wichtigster Teil des Projekts waren dann die Systemstabilisierung und Datenbereinigung nach Abschluss der Migration. 

Geteilte Kosten und Erfahrungen.

Heute arbeiten bei EOS in Kroatien über 200 Mitarbeiter*innen mit Kollecto+. Alle sechs Abteilungen sind an das System angebunden. In einer Umfrage teilten sie ein paar Monate nach Livegang ihre ersten Erfahrungen mit dem Projektteam. Das Ergebnis: Nicht jede Abteilung hat den Umstieg gleich gut aufgenommen. Während in den Abteilungen der Debt Collection grosse Zufriedenheit herrscht, sehen die Mitarbeiter*innen der Finanzabteilung noch Handlungsbedarf. „Einer der Vorteile von Kollecto+ ist, dass es Arbeitsschritte stark vereinfacht. An mancher Stelle haben wir es allerdings zu stark vereinfacht, sodass nun bestimmte Aktionen nicht mehr durchführbar sind“, sagt Igor. „Umso wichtiger ist das viele Feedback, das wir im Zuge der Umfrage bekommen haben. Es zeigt uns, an welcher Stelle wir noch nachbessern müssen.“

Auch wenn noch nicht alles rundläuft, zeigt sich hier der Vorteil, den ein zentrales System mitbringt: Je mehr Landesgesellschaften mit Kollecto+ arbeiten, desto mehr Erfahrungen fliessen auch in die Weiterentwicklung des Systems. Probleme, die heute auftreten, sind beim Roll-out des nächsten Landes vermutlich schon längst behoben. Jede Landesgesellschaft, die es sich von den Kapazitäten her leisten kann, bringt zudem neue Ideen und Features in das System ein: „In Polen und Nordmazedonien arbeiten sie gerade an den ersten Automatisierungen. So fallen sich wiederholende Schritte in Zukunft mehr und mehr weg“, sagt Igor. Die Kosten für die Weiterentwicklung teilen alle Nutzer des Systems untereinander auf.

Two women and two men in front of a whiteboard
Igor Stojancevic (4th from left) with staff from the Kollecto+ office in Zagreb

Weitere Landesgesellschaften in den Startlöchern.

„Wir befinden uns in einem fortlaufenden Prozess“, sagt Igor. Auch wenn seine aktive Rolle im Projektteam vorerst vorbei ist, sei die Entwicklung noch längst nicht am Ende. Heute unterstützt er die Projektteams der anderen EOS Landesgesellschaften mit seinen Erfahrungen. In den Startlöchern stehen bereits Bosnien, Serbien, Slowenien und Rumänien. Acht weitere Länder sollen in den kommenden fünf Jahren folgen.

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Photo credits: Getty Images, EOS (3)

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